نرم افزار حسابداری درب و پنجره سازان ملی
نرم افزار حسابداری درب و پنجره سازی ملی، برای مدیریت کامل فرآیندهای مالی و حسابداری شرکتهای تولید و نصب درب و پنجره. از صدور فاکتور و قرارداد تا محاسبه سود و زیان پروژهها، این نرم افزار تمامی نیازهای این صنف را به بهترین نحو برآورده میکند.
اگر در کار تولید یا نصب در و پنجره UPVC، آلومینیومی یا آهنی هستید، احتمالاً برای طراحی و محاسبات فنی از نرمافزارهای تخصصی استفاده میکنید. این نرمافزارها کمک میکنند ابعاد دقیق پنجره را وارد کنید و بفهمید برای ساخت آن به چه مقدار پروفیل، شیشه، لولا، دستگیره و سایر یراقآلات نیاز دارید.
اما بعد از این مرحله چه اتفاقی میافتد؟
وقتی نقشه آماده شد و مواد موردنیاز مشخص شد، حساب و کتاب پروژه را چطور مدیریت میکنید؟ از کجا میفهمید چه مقدار مواد از انبار خارج شده؟ مشتری چقدر پرداخت کرده و چقدر هنوز بدهکار است؟ چکهای دریافتی چه زمانی وصول میشوند؟ و مهمتر از همه، این پروژه واقعاً چقدر برایتان سود داشته است؟
اینجاست که یک نرم افزار حسابداری در و پنجره به کارتان میآید.
نرمافزار طراحی، کار فنی را انجام میدهد و نرمافزار حسابداری، بخش مالی را سر و سامان میدهد. اگر این دو بخش درست کنار هم قرار بگیرند، دیگر لازم نیست برای پیدا کردن سود واقعی یک پروژه، بین دفترها، فاکتورها، فایلهای اکسل و یادداشتهای پراکنده جستوجو کنید.
در نگاه اول شاید حسابداری یک کارگاه در و پنجرهسازی ساده به نظر برسد؛ مشتری سفارش میدهد، شما فاکتور صادر میکنید، مواد اولیه میخرید و محصول را تحویل میدهید.
اما کسانی که در این حوزه کار کردهاند میدانند هر پروژه داستان خودش را دارد.
یک سفارش ممکن است فقط شامل یک پنجره برای خانه یک مشتری باشد. سفارش بعدی شاید مربوط به یک ساختمان چندطبقه یا پروژهای با دهها واحد باشد. در هرکدام از این پروژهها هم نوع پروفیل، تعداد بازشوها، مدل شیشه، یراقآلات و هزینههای تولید متفاوت است.
از طرفی، مواد اولیه فقط به پروفیل محدود نمیشود. شیشه، لولا، دستگیره، اسپانیولت، لاستیک، پیچ، تقویتکننده و دهها قلم دیگر در هزینه نهایی پروژه تأثیر دارند.
اگر این هزینهها برای هر پروژه جداگانه ثبت نشوند، در پایان ماه فقط میدانید چقدر فروش داشتهاید؛ اما نمیدانید کدام پروژه سود خوبی داشته و کدام پروژه بیشتر از چیزی که فکر میکردید هزینه برداشته است.
یک نرم افزار حسابداری در و پنجره باید کمک کند حساب هر پروژه جدا باشد و اطلاعات مالی آن با حساب کلی مجموعه قاطی نشود.
نرمافزار طراحی در و پنجره برای محاسبات فنی ساخته شده است. شما ابعاد و مشخصات پنجره را در آن وارد میکنید و نرمافزار به شما میگوید برای ساخت آن چه موادی لازم دارید.
برای مثال، نرمافزار طراحی میتواند مشخص کند:
• چه مقدار پروفیل نیاز دارید؛
• چه تعداد لولا و دستگیره لازم است؛
• چه مقدار شیشه باید تهیه شود؛
• چه نوع یراقآلاتی باید استفاده شود؛
• نقشه برش پروفیل چگونه باشد؛
• میزان پرت مواد چقدر است؛
• و هر پنجره از چه قطعاتی تشکیل میشود.
این اطلاعات برای اندازهگیری و تولید ضروری هستند.
اما نرمافزار طراحی معمولاً قرار نیست حساب مشتری، چکها، بانک، صندوق، انبار و سود و زیان پروژه را بهصورت کامل مدیریت کند.
نرمافزار حسابداری باید به سؤالهای دیگری جواب بدهد:
• مشتری چقدر پرداخت کرده است؟
• چه مبلغی هنوز باقی مانده؟
• برای این پروژه چقدر مواد مصرف شده است؟
• موجودی پروفیل و یراقآلات چقدر است؟
• چه چکهایی در راه وصول هستند؟
• به تأمینکنندگان چقدر بدهکاریم؟
• این پروژه در نهایت چقدر سود داشته است؟
پس بهتر است هر نرمافزار کار خودش را انجام دهد:
نرم افزار طراحی برای محاسبات فنی و نرم افزار حسابداری برای مدیریت مالی.
برای اینکه موضوع ملموستر شود، فرض کنید مشتری برای یک ساختمان به شما مراجعه کرده و قصد دارد تمام در و پنجرههای آن را سفارش دهد.
در ابتدا باید اطلاعات مشتری یا پیمانکار را ثبت کنید و جزئیات قرارداد را مشخص کنید.
در این مرحله ممکن است لازم باشد:
• مشخصات مشتری را وارد کنید؛
• مبلغ قرارداد را ثبت کنید؛
• پیشپرداخت را دریافت و ثبت کنید؛
• فاکتور صادر کنید؛
• زمانبندی پرداختها را مشخص کنید؛
• چکهای مشتری را ثبت کنید؛
• و مانده حساب او را ببینید.
فرقی نمیکند سفارش کوچک باشد یا یک پروژه بزرگ ساختمانی؛ اطلاعات مالی آن باید از همان ابتدا مرتب ثبت شود.
بعد از توافق اولیه، نوبت اندازهگیری است.
ابعاد هر در و پنجره، نوع بازشو، رنگ پروفیل، نوع شیشه، مدل یراقآلات و سایر جزئیات فنی مشخص میشود.
این اطلاعات پایه طراحی و محاسبه مواد اولیه هستند. هرچه اندازهگیری دقیقتر باشد، احتمال خطا در تولید و برآورد هزینه هم کمتر میشود.
حالا اطلاعات اندازهگیریشده وارد نرمافزار تخصصی طراحی میشود.
نرمافزار براساس نقشه به شما میگوید برای اجرای پروژه چه مقدار مواد لازم دارید؛ مثلاً:
• چه مقدار پروفیل UPVC یا آلومینیوم؛
• چه تعداد دستگیره؛
• چند عدد لولا؛
• چه مقدار شیشه؛
• چه میزان لاستیک و متعلقات؛
• و چه نوع یراقآلاتی.
در واقع نرمافزار طراحی به این سؤال جواب میدهد:
برای ساخت این پروژه چه چیزهایی لازم دارم؟
بعد از مشخص شدن مواد، اقلام موردنیاز از انبار خارج و در اختیار بخش تولید قرار میگیرند.
اینجا یکی از مهمترین نقاط اتصال تولید و حسابداری است.
فرض کنید برای یک پروژه 200 متر پروفیل، 30 دستگیره، 60 لولا و مقدار مشخصی شیشه مصرف شده است. اگر این مواد فقط از انبار خارج شوند، اما به پروژه خاصی ارتباط داده نشوند، بعداً نمیتوانید هزینه واقعی همان پروژه را محاسبه کنید.
در یک نرم افزار حسابداری مناسب برای درب و پنجرهسازی باید بتوانید پروژه را تعریف کنید و هر هزینه یا خروج کالا را به همان پروژه اختصاص دهید.
در این صورت محاسبه سادهتر میشود:
درآمد پروژه - هزینههای واقعی پروژه = سود پروژه
فرض کنید یک پروژه را با مبلغ 600 میلیون تومان قرارداد بستهاید. در نگاه اول شاید تصور کنید سود خوبی نصیبتان میشود، اما تا زمانی که هزینهها را دقیق ثبت نکرده باشید، این فقط یک حدس است.
برای نمونه:
هزینه پروفیل: 250 میلیون تومان
هزینه شیشه: 90 میلیون تومان
هزینه یراقآلات: 70 میلیون تومان
هزینههای جانبی: 30 میلیون تومان
حالا با کنار هم گذاشتن درآمد و هزینهها میتوانید بفهمید سود واقعی پروژه چقدر بوده است.
البته در پروژههای واقعی ممکن است هزینه حمل، دستمزد، نصب، پرت مواد، تعمیرات یا دوبارهکاری هم وجود داشته باشد. اگر این موارد ثبت نشوند، سودی که روی کاغذ میبینید با سود واقعی تفاوت خواهد داشت.
وقتی تعداد پروژهها کم است، شاید بتوانید این اطلاعات را با دفتر یا اکسل مدیریت کنید. اما با بیشتر شدن سفارشها، احتمال فراموشی و اشتباه بالا میرود. یک نرم افزار حسابداری پروژهمحور کمک میکند این اطلاعات از ابتدا منظم ثبت شوند.
انبار در یک مجموعه در و پنجرهسازی فقط محلی برای نگهداری چند قلم کالا نیست. معمولاً با تعداد زیادی ماده اولیه و یراقآلات سروکار دارید:
• پروفیلهای مختلف؛
• شیشه؛
• دستگیره؛
• لولا؛
• اسپانیولت؛
• لاستیک؛
• پیچ و اتصالات؛
• تقویتکننده؛
• و سایر ملزومات تولید.
اگر موجودی انبار دقیق نباشد، ممکن است وسط یک پروژه متوجه شوید کالای مهمی تمام شده است. از طرف دیگر، شاید مقدار زیادی از یک کالا خریداری کرده باشید، اما ندانید چه مقدار از آن برای پروژههای قبلی مصرف شده است.
نرم افزار حسابداری باید به شما نشان دهد:
چه کالایی وارد شده، چه مقدار مصرف شده، چه مقدار باقی مانده و هر خروجی برای کدام پروژه بوده است.
این اطلاعات فقط برای حسابدار مهم نیست؛ مدیر خرید و مدیر تولید هم به آن نیاز دارند.
در معاملات مربوط به ساختمان، چک نقش مهمی دارد. ممکن است مشتری هنگام قرارداد چند فقره چک به شما بدهد و شما هم برای خرید پروفیل، شیشه یا یراقآلات به تأمینکنندگان چک پرداخت کنید.
اگر تعداد پروژهها و چکها زیاد شود، پیگیری دستی آنها واقعاً دردسرساز میشود.
نرم افزار حسابداری باید بتواند اطلاعاتی مثل موارد زیر را مدیریت کند:
• چکهای دریافتی؛
• چکهای پرداختی؛
• تاریخ سررسید؛
• چکهای وصولشده؛
• چکهای برگشتی؛
• چکهای خرجشده؛
• و چکهای نزد صندوق.
با این اطلاعات، هر زمان بخواهید میتوانید ببینید چه مبلغی قرار است وارد حساب شما شود و چه تعهداتی در روزها و ماههای آینده دارید.
در پروژههای در و پنجره معمولاً مشتری کل مبلغ قرارداد را همان ابتدا پرداخت نمیکند. بخشی از مبلغ ممکن است هنگام عقد قرارداد، بخشی هنگام شروع تولید و مابقی هنگام تحویل یا نصب پرداخت شود.
برای مثال:
30 درصد هنگام عقد قرارداد؛
بخشی هنگام شروع تولید؛
و مابقی هنگام تحویل یا نصب.
اگر این پرداختها دقیق ثبت نشوند، ممکن است در زمان پیگیری حساب مشتری دچار اختلاف شوید.
نرم افزار حسابداری باید خیلی ساده به شما نشان دهد:
همین موضوع درباره تأمینکنندگان هم صدق میکند. ممکن است پروفیل را از یک شرکت، شیشه را از شرکت دیگر و یراقآلات را از تأمینکننده دیگری تهیه کنید. داشتن حساب جداگانه برای هر شخص یا شرکت، پیگیری بدهیها و پرداختها را بسیار راحتتر میکند.
فروش بالا همیشه به معنی نقدینگی بالا نیست.
ممکن است در یک ماه چند پروژه بزرگ قرارداد بسته باشید، اما بیشتر مبلغ قراردادها هنوز به شکل چک باشد. در چنین شرایطی رقم فروش زیاد است، ولی پول نقد کافی برای خرید مواد اولیه یا پرداخت هزینهها ندارید.
نرم افزار حسابداری باید وضعیت موارد زیر را برایتان روشن کند:
• موجودی حسابهای بانکی؛
• موجودی صندوق؛
• دریافتها؛
• پرداختها؛
• چکهای در راه؛
• و مانده نقدینگی.
این اطلاعات کمک میکند قبل از قبول یک پروژه جدید یا خرید عمده مواد اولیه، بدانید واقعاً چه مقدار نقدینگی در اختیار دارید.
در تولید در و پنجره UPVC، پروفیل، شیشه، گالوانیزه و یراقآلات بخش مهمی از هزینه را تشکیل میدهند.
نرمافزار تخصصی طراحی میتواند مقدار مواد موردنیاز را محاسبه کند. بعد از آن، نرم افزار حسابداری باید هزینه خرید و مصرف این مواد را به پروژه مربوط کند.
به این ترتیب میتوانید بفهمید هر سفارش UPVC چه مقدار هزینه داشته و سود واقعی آن چقدر بوده است.
در پروژههای آلومینیومی، تغییر قیمت پروفیل و تفاوت نوع یراقآلات میتواند تأثیر زیادی روی قیمت تمامشده داشته باشد.
ممکن است دو پروژه را با مبلغ تقریباً مشابه بفروشید، اما یکی به دلیل مصرف بیشتر پروفیل یا استفاده از یراقآلات گرانتر، سود بسیار کمتری داشته باشد.
وقتی هزینهها برای هر پروژه جدا ثبت شوند، تصمیمگیری هم راحتتر میشود. میفهمید کدام نوع سفارش برایتان سودآورتر است و در قراردادهای بعدی باید چه نکاتی را در قیمتگذاری در نظر بگیرید.
بعضی نرمافزارهای طراحی امکانات مالی محدودی هم ارائه میکنند. این امکانات ممکن است برای صدور یک فاکتور ساده یا محاسبه اولیه قیمت مفید باشند، اما حسابداری یک مجموعه فقط صدور فاکتور نیست.
حسابداری واقعی یعنی بتوانید همزمان موارد زیر را کنترل کنید:
• فروش؛
• خرید؛
• مشتریان؛
• تأمینکنندگان؛
• انبار؛
• بانک؛
• صندوق؛
• چکها؛
• پروژهها؛
• هزینهها؛
• درآمدها؛
• و سود و زیان.
به همین دلیل بهتر است نرمافزار طراحی و نرمافزار حسابداری را براساس توانایی اصلی هرکدام انتخاب کنید.
نرمافزار طراحی باید در محاسبات فنی دقیق باشد و نرمافزار حسابداری باید در مدیریت مالی قابل اعتماد باشد.
برای بیشتر مجموعههای فعال در این حوزه، ترکیب زیر کاربردیتر است:
نرمافزار طراحی مشخص میکند چه موادی لازم دارید. نرمافزار حسابداری ثبت میکند این مواد با چه هزینهای خریداری شدهاند، چه مقدار از آنها مصرف شده و این مصرف مربوط به کدام پروژه است.
اگر نرمافزار طراحی و حسابداری امکان تبادل اطلاعات داشته باشند، میتوان بخشی از اطلاعات را بین آنها منتقل کرد و ورود دوباره اطلاعات را کاهش داد. البته نحوه اتصال به امکانات فنی، API و قابلیتهای هر دو نرمافزار بستگی دارد و باید پیش از اجرا بررسی شود.
قبل از انتخاب نرمافزار، فقط به امکان صدور فاکتور توجه نکنید. برای یک کارگاه یا شرکت در و پنجرهسازی، امکانات زیر اهمیت زیادی دارند:
هر قرارداد یا سفارش بزرگ را بتوانید بهعنوان یک پروژه جدا تعریف کنید.
هزینه مواد، حمل، نصب، دستمزد و سایر هزینهها به پروژه مربوط شوند.
بتوانید سود هر پروژه را جداگانه و همچنین سود کل مجموعه را ببینید.
ورود و خروج پروفیل، شیشه، یراقآلات و سایر مواد قابل پیگیری باشد.
حساب مشتری، پیمانکار، تأمینکننده و سایر اشخاص مشخص باشد.
چکهای دریافتی، پرداختی، خرجشده و برگشتی قابل پیگیری باشند.
گردش حسابها و موجودی نقدی مجموعه را ببینید.
برای سفارشهای کوچک و بزرگ امکان صدور فاکتور داشته باشید.
نرم افزار حسابداری فقط برای مرتب کردن حسابها نیست؛ قرار است به شما کمک کند تصمیمهای بهتری بگیرید.
مثلاً ممکن است تصور کنید پروژههای بزرگ همیشه سود بیشتری دارند، اما بعد از بررسی هزینهها متوجه شوید بعضی از آنها به دلیل مصرف بالای پروفیل، شیشه و یراقآلات، سود چندانی نداشتهاند.
یا شاید ببینید سفارشهای کوچک، با وجود مبلغ پایینتر، حاشیه سود بهتری دارند.
همچنین ممکن است متوجه شوید بخش زیادی از سرمایهتان در قالب چکهای مدتدار در گردش است و برای خرید بعدی نقدینگی کافی ندارید.
وقتی این اطلاعات بهموقع در اختیار شما باشد، میتوانید قیمتگذاری، خرید، پذیرش پروژه و برنامهریزی مالی را با اطمینان بیشتری انجام دهید.
اگر در زمینه تولید یا فروش در و پنجره UPVC، آلومینیومی یا آهنی فعالیت میکنید و محاسبات فنی را با یک نرمافزار تخصصی انجام میدهید، نرم افزار حسابداری ملی میتواند بخش مالی کسبوکار شما را مدیریت کند.
قرار نیست حسابداری ملی جای نرمافزار طراحی شما را بگیرد. شما همچنان نقشه و محاسبات فنی را با نرمافزار تخصصی خود انجام میدهید و مقدار پروفیل، شیشه و یراقآلات موردنیاز را به دست میآورید.
بعد، اطلاعات مالی پروژه را در حسابداری ملی مدیریت میکنید.
در حسابداری ملی میتوانید:
• مشتری را تعریف کنید؛
• برای سفارش فاکتور صادر کنید؛
• مبلغ قرارداد و پرداختها را ثبت کنید؛
• پروژه را تعریف کنید؛
• هزینهها و مواد مصرفشده را به پروژه اختصاص دهید؛
• موجودی انبار را کنترل کنید؛
• چکهای دریافتی و پرداختی را ثبت کنید؛
• حساب بانک و صندوق را مدیریت کنید؛
• و سود و زیان پروژه را بررسی کنید.
به این ترتیب، وقتی از خودتان میپرسید «این پروژه چقدر برایم سود داشت؟»، پاسخ شما بر اساس اطلاعات واقعی خواهد بود، نه حدس و تخمین.
با استفاده از نرم افزار حسابداری ملی میتوانید بخشهای مختلف مالی مجموعه را در یک سیستم مدیریت کنید:
• ثبت مشتریان و اشخاص؛
• صدور فاکتور برای سفارشهای خرد و عمده؛
• تعریف پروژه؛
• ثبت هزینههای پروژه؛
• ثبت مصرف مواد اولیه؛
• محاسبه سود و زیان پروژه؛
• مشاهده سود و زیان کلی مجموعه؛
• مدیریت موجودی انبار؛
• مدیریت بانک؛
• مدیریت صندوق؛
• مدیریت حساب مشتریان و تأمینکنندگان؛
• ثبت چکهای دریافتی؛
• ثبت چکهای پرداختی؛
• کنترل چکهای خرجشده؛
• و بررسی دریافتها و پرداختها.
هدف این است که اطلاعات مالی شما در چند دفتر و فایل پراکنده نباشد و برای پیدا کردن وضعیت یک پروژه مجبور نشوید همهچیز را دوباره از اول بررسی کنید.
برای یک تولیدکننده در و پنجره، کنار گذاشتن نرمافزار طراحی معمولاً تصمیم درستی نیست. آن نرمافزار برای محاسبات فنی ساخته شده و بخش مهمی از کار شما را انجام میدهد.
شما نقشه را طراحی میکنید، مقدار پروفیل و شیشه را به دست میآورید و مشخص میکنید چه یراقآلاتی لازم است.
بعد حسابداری ملی وارد بخش مالی کار میشود:
طراحی و محاسبات فنی → نرم افزار تخصصی در و پنجره
قرارداد، فاکتور، هزینه، انبار، چک، بانک، مشتری و سود و زیان → نرم افزار حسابداری ملی
این تقسیم کار باعث میشود هر نرمافزار وظیفهای را انجام دهد که برای آن ساخته شده است.
اگر نرمافزار طراحی مورد استفاده شما امکان تبادل اطلاعات با سیستم حسابداری را داشته باشد، میتوان امکان اتصال و یکپارچهسازی اطلاعات را نیز بررسی کرد.
فروش بالا بهتنهایی نشانه سودآوری نیست.
ممکن است بگویید «این ماه سه میلیارد تومان فروش داشتهام»، اما سؤال اصلی این است که برای رسیدن به این فروش چقدر هزینه کردهاید.
اگر هزینه پروفیل، شیشه، یراقآلات، حمل، نصب، دستمزد و سایر هزینهها را از فروش کم نکنید، هنوز سود واقعی را نمیدانید.
با ثبت دقیق هزینهها در نرم افزار حسابداری در و پنجره، میتوانید بفهمید:
• کدام پروژه سود بیشتری داشته است؛
• کدام قرارداد نیاز به قیمتگذاری دقیقتری داشته است؛
• کدام مواد بیشترین هزینه را ایجاد کردهاند؛
• و کدام سفارشها فقط رقم فروش را بالا بردهاند، بدون اینکه سود قابلتوجهی داشته باشند.
این شفافیت به شما کمک میکند در پروژههای بعدی آگاهانهتر تصمیم بگیرید.
اگر در زمینه تولید یا نصب در و پنجره فعالیت میکنید، نرمافزار طراحی و نرمافزار حسابداری دو ابزار متفاوت هستند.
نرمافزار طراحی باید به شما بگوید:
برای ساخت این در و پنجره به چه مقدار مواد نیاز دارم؟
نرمافزار حسابداری باید به شما بگوید:
برای این پروژه چقدر هزینه کردهام، چقدر دریافت کردهام و در نهایت چقدر سود داشتهام؟
در کنار این موارد، حسابداری مجموعه باید بتواند بانک، صندوق، انبار، مشتریان، تأمینکنندگان، چکها و پروژهها را هم مدیریت کند.
اگر به دنبال نرم افزار حسابداری در و پنجره هستید که در کنار نرمافزار تخصصی طراحی، بخش مالی کسبوکارتان را مدیریت کند، نرم افزار حسابداری ملی میتواند گزینهای مناسب برای بررسی باشد.
با حسابداری ملی میتوانید از ثبت مشتری و صدور فاکتور تا مدیریت پروژه، ثبت هزینه مواد اولیه، کنترل انبار، مدیریت چک و بانک و محاسبه سود و زیان پروژههای در و پنجره را در یک سیستم انجام دهید.
در پایان، مهم فقط این نیست که بدانید چند در و پنجره تولید کردهاید یا چقدر فروش داشتهاید. مهم این است که دقیقاً بدانید:
هر پروژه چقدر برای کسبوکار شما سود ساخته است.
پشتیبانی و فروش 09108820201