نرم افزار حسابداری آسانسور چیست؟

شرکت‌های فعال در صنعت آسانسور، علاوه بر فروش قطعات و تجهیزات، معمولاً خدماتی مانند نصب، راه‌اندازی، تعمیرات و سرویس‌های دوره‌ای را نیز ارائه می‌کنند. همین موضوع باعث شده است که فرآیندهای مالی این شرکت‌ها نسبت به بسیاری از کسب‌وکارهای دیگر پیچیده‌تر باشد.

مدیریت خرید قطعات، کنترل موجودی انبار، ثبت هزینه‌های پروژه، محاسبه سود و زیان هر قرارداد، مدیریت سرویس‌های ماهانه و کنترل دریافت‌ها و پرداخت‌ها از جمله مواردی هستند که بدون یک نرم افزار حسابداری تخصصی به سختی قابل انجام خواهند بود.

نرم افزار حسابداری آسانسور به شرکت‌های این حوزه کمک می‌کند تا تمامی فرآیندهای مالی، انبارداری و پروژه‌ای خود را به صورت یکپارچه مدیریت کرده و در هر لحظه تصویری دقیق از وضعیت کسب‌وکار خود داشته باشند.

مهم‌ترین امکانات مورد نیاز در نرم افزار حسابداری آسانسور

در گام نخست، هر نرم افزار حسابداری حرفه‌ای باید بتواند بخش‌های اصلی مالی کسب‌وکار را مدیریت کند.

مهم‌ترین این امکانات عبارت‌اند از:

• کنترل موجودی کالا و انبار
  مدیریت حساب اشخاص
  کنترل حساب مشتریان و تامین‌کنندگان
  مدیریت بانک و صندوق
  ثبت دریافت‌ها و پرداخت‌ها
  صدور فاکتور فروش و خرید
  گزارش‌گیری مالی

این قابلیت‌ها پایه و اساس هر سیستم حسابداری محسوب می‌شوند و برای شرکت‌های آسانسوری نیز اهمیت ویژه‌ای دارند.

اما زمانی که حجم پروژه‌ها افزایش پیدا می‌کند، امکانات تخصصی‌تری مورد نیاز خواهد بود.

اهمیت گزارش سود و زیان و ترازنامه در شرکت‌های آسانسوری

یکی از مهم‌ترین گزارش‌هایی که مدیران شرکت‌های آسانسور به آن نیاز دارند، گزارش سود و زیان است.

بسیاری از شرکت‌ها فروش مناسبی دارند اما در پایان سال متوجه می‌شوند که سود واقعی آن‌ها بسیار کمتر از چیزی بوده که تصور می‌کردند. دلیل این موضوع معمولاً عدم کنترل صحیح هزینه‌های پروژه‌ها است.

به همین دلیل نرم افزار حسابداری باید بتواند:

سود و زیان واقعی شرکت را محاسبه کند.
هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم را نمایش دهد.
گزارش ترازنامه را ارائه کند.
وضعیت مالی شرکت را به صورت لحظه‌ای نمایش دهد.

نرم افزار حسابداری ملی تمامی این گزارش‌ها را در اختیار مدیران قرار می‌دهد و امکان تصمیم‌گیری دقیق‌تر را فراهم می‌کند.

نحوه فروش در شرکت‌های آسانسوری

یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های شرکت‌های آسانسوری با سایر کسب‌وکارها، نحوه صدور فاکتور فروش است.

در این صنعت معمولاً دو روش فروش وجود دارد که نرم افزار حسابداری باید هر دو روش را به خوبی پشتیبانی کند.

روش اول: فروش قطعات به همراه اجرت نصب

در این حالت مشتری برای اجرای پروژه آسانسور به شرکت مراجعه می‌کند.

کارشناس شرکت ابتدا قطعات مورد نیاز ساختمان را مشخص می‌کند. سپس تجهیزات و کالاهای مورد نیاز از انبار انتخاب می‌شوند و هزینه نصب و اجرای پروژه نیز محاسبه می‌شود.

در این روش فاکتور شامل:

قطعات آسانسور
تجهیزات مصرفی
هزینه نصب
هزینه راه‌اندازی

خواهد بود.

در چنین شرایطی نرم افزار حسابداری باید بتواند هم کالاها و هم خدمات را در یک فاکتور ثبت کند و سود واقعی پروژه را محاسبه نماید.

روش دوم: صدور فاکتور کلی پروژه

در بسیاری از پروژه‌های آسانسوری، شرکت یک فاکتور کلی برای کارفرما صادر می‌کند.

به عنوان مثال در فاکتور تنها عبارت زیر ثبت می‌شود:

"فروش، نصب و راه‌اندازی آسانسور ساختمان مسکونی با مشخصات فنی توافق شده"

در این حالت فاکتور ممکن است تنها یک ردیف داشته باشد و مبلغ کل پروژه در آن درج شود.

اما یک چالش مهم در این روش وجود دارد.

اگر تنها مبلغ کل ثبت شود، نرم افزار نمی‌تواند تشخیص دهد چه کالاهایی برای پروژه مصرف شده‌اند و در نتیجه سود و زیان واقعی پروژه مشخص نخواهد شد.

اینجاست که قابلیت‌های تخصصی نرم افزار حسابداری اهمیت پیدا می‌کند.

فاکتور فروش احتساب کالا؛ راهکار اختصاصی نرم افزار حسابداری ملی

نرم افزار حسابداری ملی برای رفع این مشکل قابلیتی ویژه تحت عنوان «فاکتور فروش احتساب کالا» طراحی کرده است.

در این روش:

یک فاکتور کلی برای کارفرما صادر می‌شود.
مبلغ قرارداد به صورت کامل ثبت می‌شود.
در طول اجرای پروژه، تمامی کالاها و قطعات مصرفی ثبت می‌شوند.
هزینه‌های پروژه به صورت دقیق کنترل می‌شود.

در نتیجه اگرچه مشتری تنها یک فاکتور کلی مشاهده می‌کند، اما در پشت صحنه تمامی کالاهای مصرفی پروژه در سیستم ثبت می‌شوند.

این قابلیت باعث می‌شود:

موجودی انبار به صورت دقیق کنترل شود.
هزینه واقعی پروژه مشخص شود.
سود و زیان واقعی قرارداد محاسبه گردد.
گزارش‌های مالی دقیق‌تر شوند.

مدیریت پروژه در نرم افزار حسابداری ملی

یکی از قابلیت‌های بسیار مهم نرم افزار حسابداری ملی، امکان تعریف پروژه است.

شرکت‌های آسانسوری معمولاً به صورت همزمان چندین پروژه را اجرا می‌کنند.

اگر هزینه‌ها و درآمدها به صورت تفکیک شده ثبت نشوند، تشخیص سودآور بودن یا نبودن پروژه‌ها بسیار دشوار خواهد شد.

با استفاده از سیستم مدیریت پروژه در نرم افزار حسابداری ملی می‌توان:

پروژه‌های مختلف را تعریف کرد.
درآمد هر پروژه را ثبت نمود.
هزینه‌های هر پروژه را تفکیک کرد.
کالاهای مصرف شده را مشخص نمود.
دستمزدها را ثبت کرد.
سود و زیان هر پروژه را به صورت مستقل مشاهده کرد.

این موضوع به مدیران کمک می‌کند تا بدانند کدام پروژه‌ها سودآورتر بوده‌اند و در آینده تصمیمات دقیق‌تری برای قیمت‌گذاری و عقد قراردادها اتخاذ کنند.

کنترل موجودی قطعات آسانسور

یکی از مهم‌ترین دارایی‌های شرکت‌های آسانسوری، موجودی قطعات و تجهیزات آن‌ها است.

قطعاتی مانند:

ریل آسانسور
موتور
تابلو فرمان
کابین
سیم بکسل
درب طبقات
سنسورها
تجهیزات ایمنی

معمولاً ارزش مالی بالایی دارند.

عدم کنترل دقیق موجودی می‌تواند باعث بروز مشکلاتی مانند:

کمبود کالا در زمان اجرای پروژه
افزایش هزینه خرید اضطراری
خواب سرمایه در انبار
کسری موجودی

شود.

نرم افزار حسابداری ملی امکان کنترل لحظه‌ای موجودی کالاها را فراهم کرده و وضعیت ورود و خروج هر قطعه را به صورت دقیق نمایش می‌دهد.

مدیریت حساب اشخاص

در شرکت‌های آسانسوری معمولاً تعداد زیادی مشتری، پیمانکار، تامین‌کننده و نصاب وجود دارد.

مدیریت دستی حساب این افراد می‌تواند بسیار زمان‌بر و همراه با خطا باشد.

نرم افزار حسابداری ملی امکان مدیریت کامل حساب اشخاص را فراهم می‌کند و کاربران می‌توانند در هر لحظه موارد زیر را مشاهده کنند:

مانده حساب مشتری
بدهکاری و بستانکاری
سوابق مالی
دریافت‌ها و پرداخت‌ها
قراردادهای فعال

کنترل بانک و صندوق

یکی دیگر از نیازهای مهم شرکت‌های آسانسوری، مدیریت حساب‌های بانکی و صندوق است.

در نرم افزار حسابداری ملی می‌توان:

تمامی حساب‌های بانکی را ثبت کرد.
تراکنش‌ها را کنترل نمود.
دریافت‌ها و پرداخت‌ها را مدیریت کرد.
گردش مالی را مشاهده کرد.
وضعیت نقدینگی شرکت را بررسی نمود.

این اطلاعات نقش مهمی در مدیریت سرمایه در گردش شرکت دارند.

مدیریت قراردادهای سرویس و نگهداری آسانسور

بخش مهمی از درآمد شرکت‌های آسانسوری از محل قراردادهای سرویس و نگهداری تامین می‌شود.

بسیاری از شرکت‌ها صدها یا حتی هزاران واحد مسکونی را تحت پوشش قراردادهای ماهانه دارند.

فرض کنید یک شرکت با 1000 واحد مسکونی قرارداد سرویس و نگهداری آسانسور داشته باشد.

در چنین شرایطی اگر حسابدار بخواهد هر ماه به صورت دستی اسناد درآمدی را ثبت کند، زمان بسیار زیادی صرف خواهد شد.

ثبت اتوماتیک درآمدهای ماهانه

یکی از قابلیت‌های کاربردی نرم افزار حسابداری ملی، ثبت اتوماتیک درآمدهای دوره‌ای است.

با استفاده از این قابلیت:

قراردادهای سرویس تعریف می‌شوند.
مبلغ قرارداد مشخص می‌شود.
دوره زمانی تعیین می‌گردد.
درآمد ماهانه به صورت خودکار ثبت می‌شود.

در نتیجه نیازی به ثبت دستی صدها یا هزاران سند حسابداری وجود ندارد.

این قابلیت علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، احتمال بروز خطاهای انسانی را نیز به حداقل می‌رساند.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری ملی برای شرکت‌های آسانسوری

مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری ملی عبارت‌اند از:

مدیریت کامل موجودی کالا و انبار
کنترل حساب مشتریان و تامین‌کنندگان
مدیریت بانک و صندوق
تهیه گزارش سود و زیان
تهیه ترازنامه مالی
پشتیبانی از انواع روش‌های فروش آسانسور
قابلیت فاکتور فروش احتساب کالا
مدیریت پروژه‌ها
محاسبه سود و زیان هر پروژه به صورت مجزا
کنترل هزینه‌های پروژه
مدیریت قراردادهای سرویس و نگهداری
ثبت اتوماتیک درآمدهای ماهانه
افزایش دقت و سرعت در امور مالی

جمع‌بندی

شرکت‌های فعال در صنعت آسانسور علاوه بر فروش قطعات، خدمات نصب، راه‌اندازی، تعمیرات و پشتیبانی را نیز ارائه می‌کنند. به همین دلیل نیازمند نرم افزاری هستند که علاوه بر امکانات عمومی حسابداری، قابلیت‌های تخصصی پروژه‌ای و خدماتی را نیز در اختیار آن‌ها قرار دهد.

نرم افزار حسابداری ملی با امکاناتی مانند فاکتور فروش احتساب کالا، مدیریت پروژه، کنترل موجودی، محاسبه سود و زیان پروژه‌ها، مدیریت قراردادهای سرویس و ثبت اتوماتیک درآمدهای ماهانه، به یکی از بهترین گزینه‌ها برای شرکت‌های آسانسوری تبدیل شده است.

استفاده از این نرم افزار موجب شفافیت مالی، کنترل دقیق هزینه‌ها، مدیریت بهتر پروژه‌ها و افزایش سودآوری کسب‌وکار خواهد شد.

برای کسب اطلاعات بیشتر با شماره‌های زیر تماس بگیرید.

09108820201

02144975133

07132301902