روش‌های مدیریت و سنجش موجودی ریالی انبار بر اساس استانداردهای مالی

یکی از پرسش‌های متداول و کلیدی مدیران کسب‌وکارها و کاربران نرم‌افزارهای حسابداری ملی این است که، "حجم استاندارد و بهینه موجودی ریالی انبار باید چه میزان باشد تا مجموعه دچار کمبود کالا یا انباشت سرمایه نشود؟"
برای پاسخ به این پرسش، باید یکی از مفاهیم بنیادی در مدیریت زنجیره تأمین و حسابداری، یعنی »شاخص گردش کالا«  را بررسی کرد.

نسبت استاندارد موجودی انبار به فروش ماهانه

به طور کلی و بر اساس اصول پذیرفته‌شده مدیریتی، ارزش ریالی موجودی انبار شما در وضعیت مطلوب باید بین ۱ تا حداکثر ۳ برابر میزان فروش ماهانه باشد. هرچه بتوان این نسبت را بدون مواجهه با کسر موجودی و عدم پاسخگویی به مشتری کاهش داد، نشان‌دهنده بازدهی بالاتر سرمایه در گردش و سرعت بیشتر چرخه نقدینگی در کسب‌وکار است.
برای درک بهتر این موضوع، وضعیت‌های زیر قابل بررسی است:
• وضعیت مطلوب (نسبت ۱ به ۱): اگر فروش ماهانه یک مجموعه ۱۰ میلیارد تومان و ارزش موجودی انبار نیز ۱۰ میلیارد تومان باشد، مجموعه در بهترین حالت عملیاتی قرار دارد؛ چرا که سرمایه معطل وجود ندارد و کالاها به سرعت به نقدینگی تبدیل می‌شوند.
• وضعیت استاندارد (نسبت ۳ به ۱): اگر با همان میزان فروش ۱۰ میلیارد تومانی، موجودی انبار ۳۰ میلیارد تومان باشد، همچنان در محدوده استاندارد و ایمن قرار دارد؛ زیرا ذخیره سه ماهه برای پاسخگویی به بازار عددی منطقی به شمار می‌رود.
• وضعیت پرریسک (نسبت‌های بالاتر از ۶ به ۱): اگر موجودی انبار به بیش از ۶ برابر فروش ماهانه برسد (برای نمونه، با فروش ۱۰ میلیارد تومان، انبار دارای بیش از ۶۰ میلیارد تومان کالا باشد)، کسب‌وکار از استانداردهای مالی فاصله گرفته است. این وضعیت به معنای «انباشت زائد کالا» و قفل شدن سرمایه است.

زیان‌ها و هزینه‌های پنهان انباشت بیش از شش ماه کالا

بر اساس مستندات حسابداری و تجارب عملی، زمانی که ماندگاری کالا در انبار از شش ماه فراتر می‌رود، بخش عمده‌ای از این مازاد موجودی مربوط به کالاهای کم‌فروش، بدفروش یا راکد است. نگهداری این حجم از کالا هزینه‌های پنهان سنگینی مانند هزینه رکود سرمایه، کاهش کیفیت، آسیب‌دیدگی، فرسودگی و ریسک از بین رفتن تقاضا را به همراه دارد. تعیین‌تکلیف سریع این کالاها برای بازگرداندن نقدینگی به بدنه کسب‌وکار امری حیاتی است.

استثناهای مدیریتی و خریدهای فصلی

اصولی که مطرح شد یک قاعده عمومی است و باید توجه داشت که برخی از اصناف شرایط ویژه‌ای دارند. برای نمونه:
• مشاغل فصلی (مانند فعالان حوزه تجهیزات سرمایشی و گرمایشی): این اصناف ممکن است در فصل‌های غیرمرتبط که قیمت تأمین کالا پایین‌تر است، اقدام به خریدهای عمده و حجیم کنند تا در فصل پرتقاضا آن را با سود مناسب به فروش برسانند.
• خریدهای حجیم به منظور دریافت تخفیف: در برخی موارد، میزان تخفیف در خرید یکجا و عمده، هزینه رکود سرمایه را جبران می‌کند.
از این رو، فرمول‌های یادشده برای شرایط عادی زنجیره تأمین است و موارد خاص باید به صورت جداگانه ارزیابی شوند.
)نکته: چنانچه حجم کالاهای راکد در انبار شما افزایش یافته است، مطالعه مقاله تخصصی با موضوع  »شناسایی و روش‌های فروش سریع کالاهای راکد « پیشنهاد می‌شود. پیوند این مقاله در انتهای این بخش قرار گرفته است(.

راهنمای گام‌به‌گام سنجش نسبت انبار به فروش در نرم‌افزار حسابداری

برای بررسی وضعیت انبار و تطبیق آن با استانداردهای یادشده، می‌توان طبق مراحل زیر از نرم‌افزار حسابداری گزارش‌گیری کرد:

گام نخست: محاسبه دقیق موجودی ریالی انبار

۱. از منوی اصلی نرم‌افزار، وارد بخش »گزارش‌ها«شوید.
۲. گزینه »گزارش انبارها« و سپس »گزارش اجمالی موجودی انبار «را انتخاب کنید.
۳. محدوده موجودی اجناس را (برای نمونه بین ۱ تا ۱۰,۰۰۰ عدد) مشخص کنید.
۴. در انتهای فرم گزارش‌گیری، حتماً دو گزینه»  جمع ریالی« و »سرجمع « را فعال کنید.
۵. پس از دریافت گزارش، عدد درج‌شده در پایین‌ترین سطر صفحه با عنوان موجودی ریالی انبار را یادداشت کنید.

گام دوم: محاسبه میزان فروش خالص ماه گذشته

۱. از منوی »گزارش‌ها«، به بخش »گزارش فاکتورها« (گزارش فروش) بروید.
۲. بازه زمانی را روی یک ماه کامل گذشته تنظیم کنید (برای نمونه، اگر در مردادماه هستید، بازه زمانی را از تاریخ ۱۴۰۵/۰۴/۰۱ تا ۱۴۰۵/۰۴/۳۱ انتخاب کنید).
۳. گزارش را دریافت کرده و مبلغ سرجمع کل فروش ریالی در پایین صفحه را یادداشت کنید.

گام سوم: محاسبه نسبت

در نهایت، عدد به‌دست‌آمده در گام نخست (موجودی ریالی انبار) را بر عدد گام دوم (فروش ریالی ماه گذشته) تقسیم کنید:
$$\text{نسبت موجودی به فروش} = \frac{\text{ارزش ریالی موجودی انبار}}{\text{میزان فروش ریالی ماه گذشته}}$$
• اگر حاصل تقسیم بین ۱ تا ۳ باشد: وضعیت انبار کاملاً مطلوب و استاندارد است.
• اگر حاصل تقسیم بزرگ‌تر از ۶ باشد: لازم است الگوی خریدهای مجموعه بازنگری شده و برای فروش کالاهای راکد برنامه‌ریزی شود.

لینک مقاله  کالاهای راکد: 

https://partopars.com/Blog/ArticleDetails/%D8%AA%D9%88%D8%B6%DB%8C%D8%AD%D8%A7%D8%AA-%D8%AF%D8%B1-%D9%85%D9%88%D8%B1%D8%AF-%DA%A9%D8%A7%D9%84%D8%A7%DB%8C-%D8%B1%D8%A7%DA%A9%D8%AF