تحول دیجیتال در سال‌های اخیر باعث شده است که بسیاری از کسب‌وکارها در انتخاب نرم‌افزارهای مالی و حسابداری خود تجدیدنظر کنند. تا چند سال پیش، نرم‌افزارهای حسابداری نصبی تنها گزینه موجود برای مدیریت امور مالی بودند؛ اما امروزه نرم‌افزارهای حسابداری ابری به‌عنوان نسل جدید راهکارهای مالی، توجه بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها و حتی کسب‌وکارهای کوچک را به خود جلب کرده‌اند.

یکی از مهم‌ترین سوالاتی که مدیران مالی و صاحبان کسب‌وکار مطرح می‌کنند این است: «نرم‌افزار حسابداری ابری بهتر است یا نرم‌افزار حسابداری نصبی؟»

پاسخ به این سوال به عوامل مختلفی از جمله اندازه کسب‌وکار، بودجه، نیازهای عملیاتی، سطح امنیت مورد انتظار و میزان دسترسی کاربران بستگی دارد. در این مقاله به‌صورت تخصصی اما با زبانی ساده، تفاوت‌ها، مزایا، معایب و کاربردهای هر دو نوع نرم‌افزار را بررسی خواهیم کرد.

نرم‌افزار حسابداری ابری چیست؟

نرم‌افزار حسابداری ابری (Cloud Accounting Software) نوعی سیستم مالی است که اطلاعات و پردازش‌های حسابداری روی سرورهای ابری ذخیره و مدیریت می‌شود. کاربران برای استفاده از این نرم‌افزار تنها به اینترنت و یک مرورگر یا اپلیکیشن نیاز دارند.

در این مدل، نیازی به نصب نرم‌افزار روی کامپیوترهای سازمان وجود ندارد و تمامی داده‌ها روی فضای ابری نگهداری می‌شوند.

ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار حسابداری ابری

دسترسی آنلاین از هر مکان
ذخیره‌سازی اطلاعات در فضای ابری
بروزرسانی خودکار
امکان استفاده همزمان چند کاربر
عدم نیاز به سرور داخلی
کاهش هزینه‌های زیرساخت

نرم‌افزار حسابداری نصبی چیست؟

نرم‌افزار حسابداری نصبی (On-Premise Accounting Software) روی سرور یا کامپیوترهای داخل سازمان نصب می‌شود و تمامی اطلاعات در زیرساخت داخلی شرکت ذخیره می‌گردد.

این مدل سال‌هاست که در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد و هنوز هم در بسیاری از کسب‌وکارها محبوبیت دارد.

ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار حسابداری نصبی

نصب روی سیستم‌های داخلی
ذخیره اطلاعات در سرور شرکت
کنترل کامل روی زیرساخت
امکان فعالیت بدون اینترنت
نیاز به تیم پشتیبانی فناوری اطلاعات

مقایسه نرم‌افزار حسابداری ابری و نصبی

برای انتخاب بهترین راهکار حسابداری باید تفاوت‌های این دو مدل را به‌صورت دقیق بررسی کنیم.

1. دسترسی به اطلاعات

نرم‌افزار حسابداری ابری

کاربران می‌توانند از هر نقطه دنیا و در هر ساعت از شبانه‌روز به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند. کافی است اینترنت در دسترس باشد.

این ویژگی برای:

مدیران چند شعبه‌ای
شرکت‌های پخش
تیم‌های دورکار
استارتاپ‌ها

بسیار ارزشمند است.

نرم‌افزار حسابداری نصبی

دسترسی معمولاً محدود به شبکه داخلی شرکت است و برای دسترسی از خارج سازمان باید تنظیمات پیچیده‌ای مانند VPN انجام شود.

برنده این بخش

نرم‌افزار حسابداری ابری

2. هزینه راه‌اندازی

نرم‌افزار حسابداری ابری

در اکثر موارد هزینه اولیه بسیار پایین است.

نیازی به:

خرید سرور
تجهیزات شبکه
لایسنس‌های متعدد
تیم IT بزرگ

وجود ندارد.

مدل پرداخت معمولاً اشتراکی است.

نرم‌افزار حسابداری نصبی

هزینه اولیه بالاتری دارد زیرا باید زیرساخت لازم تهیه شود.

موارد هزینه‌بر شامل:

خرید سرور
نصب شبکه
تجهیزات پشتیبان‌گیری
لایسنس دائمی نرم‌افزار

است.

برنده این بخش

نرم‌افزار حسابداری ابری

3. امنیت اطلاعات

موضوع امنیت یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران مالی است.

امنیت در نرم‌افزار حسابداری ابری

برخلاف تصور برخی کاربران، بسیاری از سرویس‌های ابری از استانداردهای امنیتی بسیار پیشرفته استفاده می‌کنند:

رمزنگاری اطلاعات
احراز هویت چندمرحله‌ای
بکاپ‌گیری خودکار
مانیتورینگ دائمی

در بسیاری از موارد سطح امنیت این سامانه‌ها از زیرساخت داخلی شرکت‌ها بیشتر است.

امنیت در نرم‌افزار حسابداری نصبی

کنترل کامل اطلاعات در اختیار سازمان قرار دارد.

اما امنیت کاملاً وابسته به:

کیفیت سرورها
دانش تیم IT
سیاست‌های امنیتی سازمان

خواهد بود.

اگر نگهداری صحیح انجام نشود، خطر از دست رفتن اطلاعات افزایش پیدا می‌کند.

نتیجه

هر دو مدل می‌توانند امنیت بالایی داشته باشند اما در نرم‌افزار ابری مسئولیت امنیت عمدتاً برعهده ارائه‌دهنده سرویس است.

4. پشتیبان‌گیری از اطلاعات

نرم‌افزار ابری

بکاپ‌ها معمولاً به‌صورت خودکار و روزانه انجام می‌شوند.

در صورت خرابی سیستم کاربر، اطلاعات از بین نمی‌رود.

نرم‌افزار نصبی

پشتیبان‌گیری باید توسط سازمان انجام شود.

در صورت فراموشی بکاپ‌گیری یا خرابی سرور، احتمال از دست رفتن اطلاعات وجود دارد.

برنده این بخش

نرم‌افزار حسابداری ابری

5. بروزرسانی نرم‌افزار

نرم‌افزار ابری

نسخه‌های جدید به‌صورت خودکار اعمال می‌شوند.

کاربر همیشه از آخرین امکانات و تغییرات قانونی استفاده می‌کند.

نرم‌افزار نصبی

نیاز به نصب دستی نسخه‌های جدید وجود دارد.

در برخی موارد فرآیند بروزرسانی زمان‌بر و پرهزینه است.

برنده این بخش

نرم‌افزار حسابداری ابری

6. سرعت اجرا

نرم‌افزار نصبی

به دلیل اجرای مستقیم روی سرور داخلی معمولاً سرعت بالایی دارد.

به‌ویژه در سازمان‌هایی که حجم تراکنش بسیار زیاد است.

نرم‌افزار ابری

سرعت وابسته به کیفیت اینترنت است.

اگر اینترنت پایدار و پرسرعت وجود داشته باشد، تفاوت محسوسی احساس نخواهد شد.

برنده این بخش

نرم‌افزار حسابداری نصبی

7. مقیاس‌پذیری

کسب‌وکارها در طول زمان رشد می‌کنند و نیازهای مالی آنها افزایش می‌یابد.

نرم‌افزار ابری

اضافه کردن کاربران جدید، شعب جدید و امکانات بیشتر بسیار آسان است.

نرم‌افزار نصبی

در بسیاری از موارد نیاز به ارتقای سرور و زیرساخت وجود دارد.

برنده این بخش

نرم‌افزار حسابداری ابری

8. امکان دورکاری

پس از گسترش مدل‌های کاری هیبریدی و دورکاری، این موضوع اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

نرم‌افزار ابری

کاربران از هر مکانی می‌توانند فعالیت کنند.

نرم‌افزار نصبی

معمولاً دسترسی از خارج سازمان دشوارتر است.

برنده این بخش

نرم‌افزار حسابداری ابری

مزایای نرم‌افزار حسابداری ابری

مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابری عبارت‌اند از:

کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات
دسترسی 24 ساعته
امنیت بالا
بکاپ‌گیری خودکار
بروزرسانی مداوم
مقیاس‌پذیری بالا
مناسب برای شرکت‌های چندشعبه‌ای
مدیریت از راه دور

معایب نرم‌افزار حسابداری ابری

در کنار مزایا، این نرم‌افزارها محدودیت‌هایی نیز دارند:

وابستگی به اینترنت
نگرانی برخی سازمان‌ها درباره محل ذخیره اطلاعات
پرداخت اشتراک دوره‌ای
وابستگی به سرویس‌دهنده
مزایای نرم‌افزار حسابداری نصبی
کنترل کامل بر اطلاعات
عدم نیاز به اینترنت
سرعت بالا در شبکه داخلی
مناسب برای برخی سازمان‌های بزرگ با الزامات امنیتی خاص
معایب نرم‌افزار حسابداری نصبی
هزینه راه‌اندازی بالا
نیاز به سرور اختصاصی
هزینه نگهداری بیشتر
پیچیدگی بروزرسانی
نیاز به پشتیبانی فنی دائمی
دشواری دسترسی از خارج سازمان

چه کسب‌وکارهایی بهتر است از نرم‌افزار حسابداری ابری استفاده کنند؟

نرم‌افزارهای ابری برای این گروه‌ها گزینه‌ای ایده‌آل هستند:

استارتاپ‌ها
فروشگاه‌های اینترنتی
شرکت‌های خدماتی
شرکت‌های پخش
کسب‌وکارهای چندشعبه‌ای
شرکت‌های دارای نیروی دورکار
کسب‌وکارهای در حال رشد

چه کسب‌وکارهایی بهتر است از نرم‌افزار حسابداری نصبی استفاده کنند؟

در برخی شرایط استفاده از نرم‌افزار نصبی همچنان منطقی است:

سازمان‌های بسیار بزرگ
مراکز دارای سیاست‌های امنیتی سخت‌گیرانه
شرکت‌های فاقد دسترسی پایدار به اینترنت
سازمان‌هایی که ترجیح می‌دهند تمامی داده‌ها داخل مجموعه نگهداری شود
آینده نرم‌افزارهای حسابداری در جهان

بررسی روند بازار جهانی نشان می‌دهد که استفاده از فناوری ابری با سرعت زیادی در حال رشد است. بسیاری از شرکت‌های نرم‌افزاری بزرگ جهان سرمایه‌گذاری گسترده‌ای روی توسعه راهکارهای Cloud انجام داده‌اند.

دلایل این رشد عبارت‌اند از:

افزایش نیاز به دورکاری
کاهش هزینه‌های زیرساخت
رشد تجارت الکترونیک
نیاز به دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات
توسعه فناوری‌های امنیت ابری

به همین دلیل پیش‌بینی می‌شود در سال‌های آینده سهم نرم‌افزارهای حسابداری ابری از بازار به‌طور قابل توجهی افزایش یابد.

جمع‌بندی

انتخاب بین نرم‌افزار حسابداری ابری و نرم‌افزار حسابداری نصبی به نیازهای هر کسب‌وکار بستگی دارد. اگر دسترسی آسان، کاهش هزینه‌های زیرساخت، بروزرسانی خودکار و امکان مدیریت از راه دور برای شما اهمیت دارد، نرم‌افزار حسابداری ابری گزینه‌ای مدرن و آینده‌نگرانه محسوب می‌شود.

در مقابل، اگر سازمان شما نیازمند کنترل کامل روی زیرساخت و نگهداری اطلاعات در داخل مجموعه است، نرم‌افزار حسابداری نصبی می‌تواند انتخاب مناسبی باشد.

با توجه به روند جهانی تحول دیجیتال، بسیاری از شرکت‌ها در حال مهاجرت به راهکارهای ابری هستند؛ زیرا این فناوری علاوه بر کاهش هزینه‌ها، انعطاف‌پذیری بیشتری در مدیریت امور مالی و حسابداری ایجاد می‌کند. بنابراین پیش از انتخاب، بهتر است نیازهای فعلی و برنامه‌های توسعه آینده کسب‌وکار خود را به‌دقت بررسی کنید تا بهترین تصمیم را برای مدیریت مالی سازمان اتخاذ نمایید.