برای بستن دوره مالی (بستن سال مالی) یک سری مجموعه عملیات قبل از بستن دوره و بعد از بستن دوره در نرم افزار حسابداری باید انجام شود که در ادامه آنها را توضیح خواهیم داد. برای بستن دوره باید گزارش ترازنامه را از نرم افزار حسابداری گرفته و تک تک آیتم های ترازنامه باید با واقعیت مطابقت داشته باشد.
آیتم های ترازنانه به شرح زیر است:
• موجودی صندوق ها
• موجودی بانک ها
• لیست بدهکاران
• اسناد دریافتنی(چک های دریافتی پاس نشده)
• اموال
• شرکای بدهکار
• موجودی کالا
• اسناد پرداختی (چک های پرداختی پاس نشده)
• بستانکاران
• شرکای بستانکار
برای بستن دوره تک تک آیتم ها را باید به ریز بررسی کنید تا اختلافی بین واقعیت و نرم افزار حسابداری وجود نداشته باشد. معمولا در نرم افزار های حسابداری بخشی به اسم گزارش های معین موجود دارد که موارد بالا را می توانید به ریز در آن ببنید . به عنوان مثال در گزارش معین اشخاص لیست افراد بدهکار و بستانکار قابل مشاهده است.
هر کدام از گزارش های معین یک گزارش تقضیلی نیز در نرم افزار های حسابداری دارد. در صورتی که با یکی از مانده ها مشکل داشتید می‌توانید گزارش تفضیلی آن را گرفته تا با اسناد و پرینت حساب های طرف مقابل چک کرده و در نهایت سند اصلاحی را بزنید تا اطلاعات با واقعیت مطابقت داشته باشد.
به هر دلیلی که شما نتوانستید مغایرت گیری حساب های ترازنامه را در نرم افزار حسابداری انجام دهید و اجبار دارید که دوره مالی را ببندید دو راه پیش روی شما است که زیر آنها را ارائه کرده ایم:
1- می توانید برای مطافت با واقعیت به صورت موقت یک سند غیر واقعی زده تا حساب ها درست شود و سپس دوره را ببندید. به عنوان مثال یک حساب به اسم کسر و اضافات صندوق درست کرده و بازدن یک سند دریافت و پرداخت مانده صندوق را با واقعیت مطابقت دهید. برای بقیه حساب ها این قضیه صدق می کند. نکته قابل توجه آن است که باید برای اصلاح سند و مغایرت گیری بعدا سند ها را بررسی کنید و در نهایت اگر به نتیحه نرسیدید با یک سند هزینه و درآمد آن را صفر کنید.
2- می توانید بخش چند فروشگاه حسابداری را فعال کرده و از اطلاعات دوره فعلی نرم افزار حسابداری یک پشتیبان تهیه کنید. یک فروشگاه جدید ایجاد کرده و پشتیبان فعلی را در آن بازیابی کنید. حال دوره مالی را به همین وضعیت اشتباه ببندید. در زمان مناسب صورت مغایرت ها را بررسی کنید و در فروشگاه سال گذشته سند اصلاحی بزنید و در سند افتتاحیه سال بعد اعداد را به صورت دستی ویرایش کنید
همیشه به یاد داشته باشید که زمانی یک حسابدار کار خود را درست انجام داده است که گزارش ترازنامه نرم افزار حسابداری با واقعیت داشته باشد.
از دیگر نکاتی که در آینده آن را رعایت کنید کنترل موجودی انبار است. اگر بتوانید سیستمی بچینید که روزانه موجودی کالا ها را بررسی کنید در پایان دوره مالی مشکلات کمتری خواهید داشت.
در پایان شما می توانید از تیم حسابرسی پرتوپارس جهت مشاوره استفاده کنید.
روش های ارتباط با ما
02144975133
07132301902
09108820201
پرتوپارس
متولد 1375 از شیراز
